Déménager vos bureaux : le plan TI pour que tout fonctionne le premier matin
Un déménagement de bureau se joue souvent sur un détail informatique : un lien Internet commandé trop tard, une prise réseau oubliée, des numéros de téléphone qui ne suivent pas. Voici le plan, étape par étape.
- Commandez le lien Internet du nouveau local en premier : c'est souvent l'élément le plus long à obtenir.
- Faites visiter les locaux par quelqu'un qui pense réseau, Wi-Fi et téléphonie avant de finaliser l'aménagement.
- Prévoyez la bascule hors des heures d'affaires, et des tests avant l'arrivée des employés.
Dès que la date est connue
Le plus long n'est pas de déplacer les ordinateurs : c'est d'obtenir les services dans le nouveau local. Les délais d'installation d'un lien Internet d'affaires varient selon le fournisseur et l'immeuble : vérifiez-les tôt.
- Le lien Internet. Disponibilité dans l'immeuble, délai d'installation, et relève si votre activité en dépend.
- La téléphonie. Le transfert de vos numéros et la date de bascule, à planifier avec votre fournisseur.
- Les contrats en cours. Internet, téléphonie, impression, alarme : échéances et préavis à respecter.
La visite technique des nouveaux locaux
Avant de finaliser l'aménagement, faites visiter les lieux par quelqu'un qui regarde l'informatique : c'est le moment où corriger un oubli coûte le moins cher.
- Le local technique. Un endroit ventilé et protégé pour l'équipement réseau, et éventuellement un serveur.
- Le câblage et les prises réseau. Aux postes de travail, aux imprimantes et dans les salles de réunion.
- La couverture Wi-Fi. Le nombre et l'emplacement des bornes, selon les murs et la disposition.
- Les salles de réunion. Écrans, visioconférence, prises et connexion.
L'occasion de faire le ménage
Un déménagement est un bon moment pour décider ce qui doit changer : remplacer un équipement en fin de vie, séparer le réseau des invités, se passer d'un serveur qu'on ne rachèterait pas. Mieux vaut le décider avant que pendant.
Le calendrier type
| Moment | À faire |
|---|---|
| Dès la signature du bail | Commander le lien Internet, vérifier les contrats, planifier le transfert des numéros. |
| Pendant l'aménagement | Visite technique, câblage, emplacement des bornes Wi-Fi et du local technique. |
| Les semaines précédentes | Installer et tester le réseau et le lien Internet dans le nouveau local. |
| Le jour de la bascule | Déplacer et rebrancher les postes, basculer la téléphonie, tester les imprimantes et les accès. |
| Le premier matin | Prévoir quelqu'un sur place pour régler les petits imprévus pendant que les employés s'installent. |
Pourquoi confier la coordination
Un déménagement mobilise plusieurs fournisseurs : Internet, téléphonie, électricien, déménageurs, éditeurs de logiciels. Le risque principal, c'est que personne ne coordonne l'ensemble.
Nous planifions la partie technologique avec vous, nous coordonnons les fournisseurs et nous prenons en charge le réseau, les postes et la téléphonie, pour que vos équipes retrouvent un bureau qui fonctionne.
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