Copilot : préparer votre Microsoft 365 avant d'activer l'IA
Copilot ne crée pas de nouveaux accès : il utilise ceux qui existent déjà. Si des dossiers sont ouverts à trop de monde, l'IA rend simplement leur contenu plus facile à trouver. Voici ce qu'il faut vérifier avant de l'activer.
- Selon Microsoft, Copilot n'accède qu'aux données que chaque utilisateur peut déjà consulter.
- Des partages trop larges ou oubliés deviennent plus faciles à découvrir avec l'IA.
- Mettre de l'ordre dans les accès et le classement est la meilleure préparation, et elle profite au reste de l'entreprise.
Ce que Copilot voit, et ce qu'il ne voit pas
Selon Microsoft, Copilot fonctionne à l'intérieur des permissions existantes : il ne peut s'appuyer que sur les courriels, fichiers et conversations auxquels l'utilisateur a déjà accès.
C'est rassurant, mais c'est aussi sa limite : un dossier ouvert à toute l'entreprise par erreur, un lien de partage oublié ou un groupe trop large deviennent accessibles par une simple question posée à l'IA.
Le vrai risque : le partage trop large
Dans bien des PME, les accès se sont accumulés au fil des années : sites SharePoint ouverts à tous, équipes Teams dont personne ne gère plus les membres, liens de partage encore actifs.
Microsoft rappelle d'ailleurs que SharePoint applique par défaut les paramètres de partage les plus permissifs, et recommande de les resserrer avant de déployer Copilot.
Les vérifications à faire avant d'activer Copilot
- Les sites et les équipes ouverts à tous. Qui peut voir quoi, et est-ce voulu ?
- Les liens de partage actifs. Surtout ceux qui donnent accès à toute personne disposant du lien.
- Les anciens employés et les invités. Comptes désactivés, invités externes retirés des équipes qui ne les concernent plus.
- Les documents sensibles. Ressources humaines, finances, renseignements personnels : des accès restreints aux bonnes personnes.
- Le classement des documents. Des fichiers rangés au bon endroit donnent aussi de meilleures réponses.
Une base saine profite à tout le monde
Ces vérifications ne servent pas qu'à Copilot. Des accès bien rangés réduisent le risque qu'un document sensible circule, simplifient le départ d'un employé et rendent l'information plus facile à retrouver.
C'est pourquoi nous activons les fonctions d'IA de Microsoft seulement quand la base est saine et les accès bien encadrés.
Ce que nous faisons pour préparer votre environnement
Inutile d'en faire un projet de grande entreprise. Nous partons d'un portrait de vos accès, nous corrigeons ce qui doit l'être, puis nous activons l'IA de façon encadrée. Vous choisissez ce que vous nous confiez : la préparation, les licences, la configuration, ou l'ensemble.
- Un portrait des accès. Sites, équipes, liens de partage et invités : ce qui est ouvert, à qui, et depuis quand.
- Des corrections ciblées. Fermer ce qui est trop large, retirer les comptes et les invités qui n'ont plus lieu d'être, protéger les dossiers sensibles.
- Des règles de partage simples. Qui peut partager quoi, et avec qui, pour que l'ordre tienne après la correction.
- Un démarrage encadré. Un premier groupe d'utilisateurs, accompagné, avant d'élargir au reste de l'entreprise.
- Les licences et la configuration. Nous pouvons fournir les licences Microsoft 365 Copilot et configurer la solution pour vos utilisateurs.
Pour mettre de l'ordre dans vos documents et vos accès avant d'activer l'IA, découvrez notre offre de gestion documentaire. Gestion documentaire SharePoint →
Vous envisagez Copilot ?
Un échange de 30 minutes pour faire le point sur vos accès et voir ce qu'il faut préparer avant d'activer l'IA.