Gestion documentaire : retrouvez le bon fichier du premier coup.
Un classement simple dans SharePoint et Teams, des accès clairs par équipe et par dossier, et des employés accompagnés pour que la nouvelle façon de faire tienne dans le temps.
Vos fichiers sont partout, sauf là où on les cherche
Un vieux serveur de fichiers, des pièces jointes, quelques OneDrive, des équipes Teams créées au fil des projets : chacun a sa méthode, et personne n'a la vue d'ensemble.
Trois versions du même document
Envoyées par courriel, modifiées chacune de leur côté : laquelle est la bonne ?
Des équipes Teams en désordre
Créées au fil des projets, sans règle : on ne sait plus où déposer quoi.
Des accès que personne ne maîtrise
Des dossiers ouverts à tous, des liens de partage oubliés, d'anciens employés encore membres.
Des documents d'équipe chez une seule personne
Des fichiers importants vivent dans le OneDrive d'un employé : son départ devient un casse-tête.
Le désordre documentaire se paie tous les jours
Ce n'est pas spectaculaire : c'est du temps perdu, des erreurs et des risques.
Du temps perdu à chercher
Chercher, demander, recréer : des minutes, plusieurs fois par jour, pour chaque employé.
Des erreurs évitables
Une soumission envoyée dans la mauvaise version, une décision prise sur un document périmé.
Des données exposées
Un lien de partage trop ouvert ou un accès oublié laisse circuler de l'information que vous pensiez protégée.
La bonne nouvelle : si vous avez Microsoft 365, vous avez souvent déjà les outils. Il manque surtout un plan de classement et des règles d'accès.
Une organisation documentaire pensée pour vos équipes
Nous partons de la façon dont vos équipes travaillent, puis nous bâtissons un classement que tout le monde comprend.
Un plan de classement
Une structure simple, par équipe, par client ou par projet selon votre réalité, et des règles claires sur où déposer quoi.
Teams et SharePoint, bien reliés
Les fichiers partagés dans un canal Teams sont stockés dans SharePoint : nous organisons les équipes pour que les documents se retrouvent au même endroit, qu'on les ouvre dans l'un ou l'autre.
Accès et partage encadrés
Qui voit quoi, par équipe et par dossier ; un partage avec l'externe réglé selon vos besoins ; des accès retirés lors d'un départ.
Migration et adoption
Le transfert des fichiers depuis l'ancien serveur ou les disques partagés, puis un accompagnement des employés pour que les nouvelles habitudes tiennent.
Ce que nous regardons avant de proposer un classement
Un court portrait de l'existant suffit à voir où se perd l'information et ce qui doit être corrigé d'abord.
Où sont les fichiers aujourd'hui
Serveur, disques partagés, OneDrive, Teams, pièces jointes : les endroits réellement utilisés.
Comment vos équipes travaillent
Par client, par projet, par département : le classement doit suivre votre logique.
Qui accède à quoi
Les dossiers ouverts à trop de monde, les liens de partage actifs, les membres qui ne devraient plus l'être.
Le partage avec l'externe
Clients, sous-traitants, comptables : ce qui doit être partagé, et comment.
Les documents sensibles
Renseignements personnels, ressources humaines, finances : ce qui demande des accès plus restreints.
Les irritants du quotidien
Ce qui fait perdre du temps à vos employés, dans leurs mots.
Une organisation qui tient parce qu'elle est accompagnée
Un plan de classement ne vaut que s'il est suivi. Nous formons vos employés, nous restons disponibles pour les questions, et nous ajustons quand vos besoins changent.
Réserver un appel découverte (30 min)Du désordre au classement adopté, en quatre étapes
Le plan de classement est validé avec vous avant toute migration.
Portrait
Inventaire des emplacements, des accès et des irritants.
Plan de classement
Structure, règles d'accès et de partage, proposées et ajustées avec vous.
Migration
Transfert par étapes, avec les accès vérifiés à chaque étape.
Adoption
Formation courte, réponses aux questions et ajustements après la bascule.
Des engagements clairs, dès le départ
Pas de dépendance forcée : une portée écrite, des conditions de service documentées et de la transparence.
Vos questions, nos réponses
Pour aller plus loin
Les pages liées à votre situationFaisons le point sur vos documents
Un serveur de fichiers à remplacer, des équipes Teams en désordre, un départ qui complique tout : un échange de 30 minutes pour faire le point sur l'organisation de vos documents.